Een online of hybride town hall meeting organiseren met de mobiele studio van Objektiv

Joost

Joost

Oprichter van objektiv, het productiehuis dat organisaties helpt bij video, animatie en Livestream / live streaming van A tot Z.

De snel veranderende wereld van zakelijke communicatie vereist innovatieve interne communicatie van werkgevers en organisaties. Met thuiswerken en hybride werken wordt het steeds belangrijker (en uitdagender) om betrokkenheid en interactie binnen een organisatie te vergroten.

Of het nu gaat om commerciële organisaties of overheden, vrijwel iedere organisatie heeft baat bij meer interactie en betrokkenheid van medewerkers. Een uitstekend voorbeeld van zo’n benadering is de town hall meeting. De town hall meeting biedt een krachtig instrument dat bedrijven en overheden in staat stelt om op een open manier te communiceren met hun medewerkers, klanten en andere stakeholders.

Objektiv denkt graag mee met organisaties om interne communicatie te verbeteren. Naar onze mening is video hét medium voor interne communicatie. Naast de oplossingen voor interne communicatie zijn we in 2020 ook gaan ondersteunen op het gebied van live streaming. Vanuit deze ervaring, expertise en technologie biedt Objektiv organisaties de mogelijkheid om town hall meetings naar een hoger niveau te tillen.

camera staat opgesteld op een locatie

Wat is een town hall meeting?

Een town hall meeting is een bijeenkomst waarbij management, medewerkers en andere stakeholders samenkomen om belangrijke informatie te delen. Denk hierbij aan het geven van updates over een specifiek project of fusie, het delen van nieuwe visies en het bespreken van strategieën.

We noemen dit concept een ’town hall’, omdat het oorspronkelijk geïnspireerd is op de openbare bijeenkomsten die plaatsvinden in stadhuizen. Tijdens deze bijeenkomsten kunnen bewoners hun zorgen en ideeën delen met ambtenaren. In een zakelijke context creëert een town hall meeting een platform voor open en directe communicatie tussen het management en de rest van de organisatie.

Wat zijn de voordelen van een town hall meeting?

Town hall meetings zijn niet voor niets populair. Deze meetings bieden talloze voordelen voor bedrijven en overheden. Zo bevorderen town hall meetings openheid binnen een organisatie, waardoor medewerkers zich gehoord voelen. Dit verbetert daardoor de betrokkenheid van medewerkers.

Ook biedt het organiseren van een town hall meeting een kans om de bedrijfscultuur te versterken, de visie en doelen te verduidelijken en de medewerkers te inspireren. De gehele organisatie is immers online of fysiek aanwezig bij de meeting.

Het is niet altijd even eenvoudig voor medewerkers om feedback of voorstellen te geven aan management of leidinggevende. Zonde, want dit kan juist enorm waardevol zijn. Tijdens een town hall meeting kan het management direct feedback ontvangen en vragen van medewerkers beantwoorden. Dit kan waardevolle ideeën opleveren en verbetert de algemene communicatie tussen verschillende niveaus van de organisatie.

De mogelijkheden voor het organiseren van een town hall meeting

Sinds het voorjaar van 2020 is werken op kantoor voor veel organisaties voor altijd veranderd. Bij veel bedrijven is vijf dagen per week naar kantoor niet meer de standaard. Het organiseren van een fysieke town hall meeting past daarom vaak niet bij de bedrijfscultuur van organisaties vandaag de dag. Objektiv organiseert daarom town hall meetings die volledig online zijn én hybride meetings, die zowel hybride als live te volgen zijn.

Een van de voordelen die zowel hybride als online town hall meetings hebben boven fysieke bijeenkomsten, is dat het evenement eenvoudig opgenomen kan worden. Objektiv kan de opname in de huisstijl van de organisatie opleveren. Hierdoor kunnen toekomstige werknemers de meeting alsnog ‘bijwonen’.

Daarnaast is het voor veel organisaties simpelweg niet mogelijk om duizenden of tienduizenden personeelsleden fysiek bij elkaar te krijgen. Zeker als bedrijven meerdere vestigingen hebben, kan een online of hybride meeting een uitkomst zijn. Maar, wat is het verschil tussen een online town hall meeting en een hybride town hall meeting?

Volledig virtuele town hall meeting

In een tijd waarin flexibel werken en virtuele communicatie steeds gangbaarder worden, bieden virtuele town hall meetings veel voordelen. Medewerkers kunnen ongeacht hun locatie deelnemen aan de meeting, vanuit hun eigen vertrouwde omgeving. Dit bespaart reistijd en elimineert externe factoren zoals OV-stakingen of slecht weer. Bovendien zijn er geen kosten verbonden aan het huren van een locatie.

Hybride town hall meeting

Voor een naadloze mix van virtueel en fysiek, biedt onze mobiele studio de mogelijkheid om de town hall meeting op uw eigen kantoor te streamen. Omdat medewerkers zelf kunnen kiezen of ze het evenement online willen volgen of naar kantoor willen komen, biedt dit meer flexibiliteit.

Daarnaast vergroot de hybride aanpak de interactiviteit van de town hall meeting, waardoor er meer ruimte is voor het uitwisselen van ideeën en het betrekken van het publiek. Een bijkomend voordeel van een town hall meeting op eigen locatie is dat de kosten aanzienlijk lager zijn dan bij een traditionele bijeenkomst op een externe locatie.

Dit artikel gaat verder na de onderstaande video over onze mobiele studio.

Bekijk hoe wij onze mobiele studio opbouwen

Een succesvolle town hall meeting organiseren

Objektiv heeft als partner voor visuele content ervaring met het organiseren van town hall meetings en live streams. De onderstaande lessen hebben wij de afgelopen jaren geleerd, we delen deze graag om een succesvolle town hall meeting te organiseren.

1. Betrek het publiek via interactieve elementen

Nodig medewerkers uit om van tevoren agendapunten in te dienen en stimuleer tussentijds vragen en feedback. Dit levert de meest waardevolle informatie op. Overweeg ook het betrekken van klanten, medewerkers of andere stakeholders voor een panel discussie of het bespreken van een case study.

2. Houd de onderdelen kort en bondig

Stel van te voren het doel of de doelen van de town hall meeting vast. Behoud tijdens de voorbereiding en het evenement zelf de focus op het doel van de bijeenkomst. Dit zorgt ervoor dat medewerkers hun aandacht zo min mogelijk verliezen. Vermijd ook het gebruik van een strikt script, vooral bij online town hall meetings waar de aandachtsspanne korter kan zijn.

3. Match de formaliteit met de bedrijfscultuur

Pas de toon van de meeting aan op de bedrijfscultuur. Wees niet te formeel als dat niet bij de organisatie past. Voor hybride meetings, zorg voor een leuke afsluiting zoals een borrel om de betrokkenheid hoog te houden.

4. Deel opnames van de town hall meetings

Het vastleggen van de town hall meeting is essentieel om degenen die er niet live bij konden zijn de kans te geven om later te kijken. Objektiv kan deze opnames tijdens het evenement maken en presenteren in de huisstijl van de organisatie. Zo wordt de town hall meeting op een toegankelijke manier aangeboden aan al het personeel.

5. Gebruik de input van de town hall meeting

Het organiseren van een town hall meeting is niet het einde van de verbeterslag omtrent interne communicatie en betrokkenheid, maar juist het begin. De input die deze meeting oplevert is van grote waarde. Overweeg daarom om de inhoud van de meeting en vragen van medewerkers te delen via het intranet van de organisatie. Zo blijft het gesprek gaande.

Een handige manier om de onderwerpen uit de town hall meeting levend te houden, is door een podcast voor medewerkers op te zetten. Objektiv produceert graag podcasts voor interne communicatie, ontdek hier waarom.

Online of hybride town hall meeting van Objektiv

Bij Objektiv begrijpen we de waarde van effectieve communicatie en hoe deze kan worden versterkt door het op de juiste manier inzetten van technologie. Onze mobiele studio bouwen we eenvoudig op jouw kantoor op om een sterk hybride evenement neer te zetten. Wij bieden hoogwaardige apparatuur tegen een scherpe prijs en hebben veel ervaring met het opzetten van live streams en hybride evenementen.

Wij staan klaar om de town hall meeting van je organisatie succesvol te organiseren. Neem voor meer informatie over het organiseren van een hybride of online town hall event vrijblijvend contact op met Objektiv.

Gratis intake

Wil jij voor jouw organisatie een video, animatie, talkshow of webinar maken? Wij willen je daar bij helpen en denken graag vrijblijvend mee. Vul je gegevens in en wij nemen contact op om een gratis telefonische intake in te plannen.

Cookies

Objektiv.nl maakt gebruik van cookies voor het personaliseren van advertenties. Door de website te gebruiken ga je akkoord met het plaatsen van cookies. Lees meer hierover in de privacy policy.