Een webinar organiseren in 6 stappen (Checklist Webinar organiseren)

Joost

Joost

Oprichter van objektiv, het productiehuis dat organisaties helpt bij video, animatie en Livestream / live streaming van A tot Z.

Webinars zijn een uitstekende manier om kennis te delen en je doelgroep te bereiken. Met een webinar laat je zien de deskundige te zijn over een bepaald onderwerp. Met de mogelijkheid om vragen te stellen vergroot je de interactie onder het publiek. Dat publiek kan jouw webinar bovendien vanaf elke locatie volgen. Het webinar is tenslotte online.

Allemaal voordelen dus, maar het is wel belangrijk dat je jouw webinar goed organiseert. Een webinar is live, en dus mag er niks fout gaan.

In deze blog lees je hoe je in 6 stappen een geslaagde webinar organiseert.

1. Maak een planning en zorg voor goede voorbereiding

Goede voorbereiding is het halve werk. Zeker voor een webinar. Denk dus goed na over belangrijke zaken. Waar gaat het webinar over? Wie wil je uitnodigen als gast(en)? Wie is de host? Wanneer wordt het webinar gehouden? En hoe bereik je de deelnemers?

Het bepalen van je onderwerp is een belangrijk eerste stap. Het onderwerp moet interessant en relevant zijn voor de doelgroep. Als je dit scherp hebt, is het makkelijk om geschikte gasten te vinden.

Zoek gasten die kennis en expertise hebben over jouw onderwerp, en bekend zijn met de doelgroep. Het kiezen van de juiste gasten is bepalend voor de kwaliteit en relevantie van jouw webinar.

Het webinar is online, en kan overal ter wereld worden gevolgd. Erg handig! Maar, vergeet niet dat je ook te maken hebt met verschillende tijdzones. Heeft jouw webinar internationaal publiek? Houdt dan extra rekening met het tijdstip van het webinar.

Dit geldt overigens voor iedere webinar. Kies een dag en tijdstip waarop men tijd heeft jouw webinar te volgen. Bijvoorbeeld tussen 10:00 en 14:00 (tegen lunchtijd) of ‘s avonds tussen 19:00 en 21:00 als mensen thuis zijn.

2. Bepaal de locatie en setting

Als je het onderwerp en de doelen van jouw webinar weet, kan je de setting en locatie bepalen. Wordt het een informele en open setting met veel ruimte voor vragen en interactie, of een kennissessie in de vorm van een presentatie waar vragen achteraf worden gesteld?

Richt vervolgens de locatie daarop in. Een huiskamersetting past beter bij een informele setting. Bij een kennissessie wil je de presentatie misschien laten zien via een laptop of pc. Zorg er dan voor dat dit goed werkt.

Weet je niet op welke locatie je het webinar gaat houden? Geen probleem. Met onze mobiele studio toveren we elke locatie om tot een webinar studio, zolang er maar een goede vaste internetverbinding en elektriciteit aanwezig zijn.

3. Zorg voor de juiste apparatuur

Afhankelijk van je budget zijn er verschillende microfoons en camera’s die je kan gebruiken voor je webinar. Zorg wel dat je dezelfde lichten, microfoons en camera’s gebruikt, zodat beeld en geluid gelijk zijn.

Met de juiste apparatuur alleen ben je er nog niet. De opstelling en instellingen van de apparaten zijn cruciaal. Iedereen kan lichten en camera’s plaatsen, maar is dat ook op de juiste manier? Wordt iedereen goed verlicht? En heb je te maken met schaduwen?

Bovendien moet je ook weten hoe je de camera’s en microfoons op de juiste manier instelt. Je wil geen onscherpe, te heldere of te donkere beelden hebben. Ook wil je geen vervelende ruis of piepende geluiden horen. Test de apparatuur ook altijd van tevoren. Het liefst in de uiteindelijke setting inclusief sprekers. Zo weet je zeker dat alles goed werkt als je straks live gaat.

4. Kies een geschikt platform

Het platform is een onmisbaar onderdeel van jouw webinar. Omdat er verschillende opties zijn, is het belangrijk de juiste keuze te maken. Voorbeelden van platformen zijn:

Kies het platform dat aansluit bij je doelen, budget en beoogde functionaliteiten. Bevat jouw webinar vertrouwelijke informatie? Kies dan voor een platform dat goed beveiligd is. Vind je interactie belangrijk? Kies dan voor een platform met uitgebreide chatfunctie met live elementen zoals een poll.

Wil je het webinar opnemen zodat het later teruggekeken kan worden? Kies dan voor een platform waarop dit beschikbaar is. Wij raden aan om je webinar altijd op te nemen. Zo kunnen deelnemers die niet in staat waren het webinar bij te wonen deze later bekijken, of kunnen degene die het nog een keer willen bekijken dit op een later moment doen.

5. We gaan live!

Zijn de deelnemers en gasten uitgenodigd, is de studio gereed, alle apparatuur goed ingesteld en heb je dit getest? Dan kunnen we live!

Dit is het leukste maar ook het belangrijkste gedeelte van de webinar. Om alles goed te laten verlopen is een betrouwbare crew een must. Zorg ervoor dat je eventuele problemen of storingen tijdens het webinar kan opvangen. Test van te voren of het platform werkt en zorg voor een back-up plan indien het onverhoopt mis gaat.

Omdat dit belangrijke taken zijn wil je hier aparte mensen voor hebben, die over de benodigde technische kennis beschikken.

6. Evalueer en follow-up

Na afloop van jouw webinar is het belangrijk om te evalueren hoe het is gegaan. Verzamel feedback van de gasten en deelnemers. Stuur bijvoorbeeld een korte enquête uit en laat jouw webinar beoordelen.

Een andere goede manier om te evalueren is door te analyseren. Hoeveel mensen zouden deelnemen, en hoeveel waren daadwerkelijk aanwezig? Hoe was de interactie? Stelde deelnemers vragen, of waren ze vooral stil? Door het monitoren van statistieken kan je zien welke onderwerpen het meest populair waren en welke interacties de meeste impact hadden.

Het is goed om na afloop van het webinar een follow up te doen. Stuur een bedankmail uit naar de deelnemers en voeg daar de terugkijk link van het webinar aan toe. Staat er al een volgend webinar in de planning? Stuur dan gelijk de uitnodiging mee.

Een professionele webinar op locatie

Wil je een webinar organiseren bij jou op locatie, vanuit een professionele studio? We helpen je graag! Neem gerust eens contact op om te kijken naar de mogelijkheden voor jouw webinar.

Bekijk hoe wij onze mobiele studio opbouwen

Gratis intake

Wil jij voor jouw organisatie een video, animatie, talkshow of webinar maken? Wij willen je daar bij helpen en denken graag vrijblijvend mee. Vul je gegevens in en wij nemen contact op om een gratis telefonische intake in te plannen.

Cookies

Objektiv.nl maakt gebruik van cookies voor het personaliseren van advertenties. Door de website te gebruiken ga je akkoord met het plaatsen van cookies. Lees meer hierover in de privacy policy.