Verdubbel het aantal potentiële bezoekers met een hybride event

Nu er vanuit de overheid steeds meer mogelijk is omtrent het houden van evenementen, zou je zeggen dat de evenementen met vollere zalen snel zullen terugkeren. Toch lijkt dit nog niet het geval te zijn. Veel bedrijven kiezen er namelijk voor om hun evenement in een hybride vorm aan te bieden, als een combinatie van een offline en online event. Een soort middenweg dus.

Waar een hybride event als logische oplossing diende gezien de beperkte mogelijkheden, blijkt nu juist dat deze trend zich door zet. Ook in een tijd waarin de beperkingen minder of helemaal niet meer relevant zullen zijn.

Maar, wat is een hybride evenement precies? Wat zijn de voordelen en hoe organiseer je een onderscheidend en professioneel hybride event? Wij van Objektiv geven je hier graag het antwoord op deze vragen.

Wat is een hybride evenement?

Een hybride evenement is een combinatie van een offline (live) en een online event. Hierbij kan een hybride evenement op veel manieren worden ingedeeld. Zo kun je bijvoorbeeld denken aan een live evenement met publiek in de zaal samen met online publiek, waarbij het event live wordt gestreamd.

Daarnaast is het ook een mogelijkheid dat de spreker(s) online aanwezig zijn en het publiek live in de zaal zit. Een combinatie van live en online sprekers is ook mogelijk. Daarbij is het bijvoorbeeld ook mogelijk om de keynote sprekers live uit te zenden. Zelfs het gebruik van verschillende locaties is een mogelijkheid in het geval van hybride evenementen. Kortom, er is van alles mogelijk.

De populairste vorm van hybride evenementen bestaat uit de combinatie waarbij een select deel van het publiek live ter plaatse is en het andere, vaak overgrote deel, online aanwezig is vanuit huis. Dit is ook de kracht van een hybride evenement; een live event met een onbeperkt aantal online bezoekers!

De voordelen van een hybride evenement

De combinatie van een live evenement met de digitale mogelijkheden van een online event bieden veel voordelen. Hieronder hebben we aantal voordelen van een hybride evenement kort op een rijtje gezet. 

1. Groter bereik

Omdat een hybride evenement dus ook digitaal plaatsvindt is het bereik aanzienlijk groter. Iedereen met toegang tot het internet kan in theorie aanwezig zijn bij jouw evenement, waar ook ter wereld. Het maakt dan ook niet meer uit of er extra bezoekers willen komen, want digitaal is er tenslotte altijd nog plek.

Wanneer je ervoor kiest om jouw hybride evenement op te nemen en on demand beschikbaar te stellen, kan men ook nadat het event heeft plaatsgevonden nog deelnemen. Op deze manier hoeft niemand jouw evenement meer te missen.

2. Meer betrokkenheid en participatie

Als het aankomt op engagement heeft een hybride evenement wederom de voordelen van beide kanten; live interactie met het publiek in de zaal en tegelijkertijd is er de beschikking over de vele interactieve chatfuncties van het live streamingsplatform. Denk bijvoorbeeld aan leuke quizvragen, pollvragen of call-to-actions.

3. Meer data beschikbaar

Digitaal betekent data, data en nog eens data. In het geval van een hybride evenement betekend dit dus data over het publiek. Voor welke spreker was de meeste interesse? Hoe lang was het publiek aanwezig? Is er interesse voor een follow-up? Met een hybride event zijn deze en nog veel meer analytische data gemakkelijk te verzamelen.

4. Meer commerciële mogelijkheden

Naast de commerciële mogelijkheden die worden geboden dankzij het verzamelen van alle data, biedt een hybride evenement nog meer mogelijkheden. Er is namelijk geen beperking meer voor een maximum aantal gasten, waardoor er meer tickets verkocht kunnen worden. Ook kunnen de inschrijvingen voor het evenement tot op de dag zelf nog worden toegelaten.

Zijn er ook nadelen aan een hybride evenement?

Natuurlijk kan een hybride evenement ook nadelig uitpakken. In het geval van slechte voorbereiding, gebrekkige apparatuur en techniek of problemen met de internetverbinding is de kans groot dat jouw hybride evenement mislukt.

Gelukkig is een eventuele mislukking van jouw hybride evenement te voorkomen. Met behulp van professionele apparatuur, een goede organisatie en voorbereiding zorgen wij ervoor dat ieder hybride evenement een succes wordt.

Professioneel filmen en streamen van jouw evenement

Voor een geslaagd hybride evenement is een professionele aanpak cruciaal. Het evenement moet tenslotte zowel offline als online strak en verzorgd zijn. Met name het online aspect kan een uitdaging zijn.

Zo is het van belang om de sprekers goed en duidelijk in beeld te brengen. Hierbij moeten de belichting en het geluid goed zijn. De juiste locatie met daarbij de juiste apparatuur spelen dus een cruciale rol voor een succesvol hybride evenement.

Wil je graag een professioneel hybride evenement organiseren bij jou op locatie, maar beschik je niet over de juiste apparatuur? Geen probleem. Dankzij onze mobiele studio is het mogelijk om jouw hybride event live en professioneel te filmen vanaf locatie.

Een hybride evenement organiseren

De organisatie van een hybride evenement gaat er iets anders aan toe dan bij een live of online event. Je hebt tenslotte te maken met een combinatie van beide eventsvormen. Om deze reden raden wij het aan om twee draaiboeken te raadplagen, of eventueel een gecombineerd draaiboek.

Daarnaast adviseren wij ook om twee eventmanagers in te schakelen. Wij van Objektiv helpen jou hier graag bij. Onze opnameleider is nauw betrokken bij het evenement en werkt daarbij samen met jouw eigen eventmanager op inhoudelijk en technisch gebied. Zo produceren wij samen met jou een professioneel en goed verzorgd hybride evenement.

Wat zijn de kosten van een hybride evenement

Er wordt nog weleens gedacht dat online evenementen duurder zijn dan live events, vanwege alle extra techniek en apparatuur die bij een online evenement komen kijken. Dit is echter niet waar. De kosten die je kwijt zou zijn aan de deelnemers, denk bijvoorbeeld aan de catering, spaar je juist uit bij een online evenement.

Dit geldt vanzelfsprekend ook voor een hybride evenement, waarbij een (groot) deel van de bezoekers en/of sprekers online aanwezig zijn. De kosten voor de techniek en apparatuur worden op deze manier afgewogen met de kosten die je uitspaart. Het organiseren van een hybride evenement is dus kost dus niet per definitie meer dan een live event.  Wil je een indicatie van de kosten voor het organiseren van jouw hybride evenement? Vraag dan een gratis intake aan

Een hybride evenement vanaf locatie

Wil je graag een professioneel en verzorgd hybride evenement organiseren vanaf locatie? Neem vrijblijvend contact met ons op en dan kijken wij graag samen met jou naar de mogelijkheden.